Gestión del tiempo 03: Herramientas

Gestión del tiempo: Herramientas

Muchas veces, cuando intentamos organizar nuestro tiempo, no encontramos la manera adecuada de hacerlo o, si lo conseguimos con agendas o calendarios, no conseguimos hacerlo de una manera productiva. Por ello, con la proliferación de la tecnología, nacieron ciertas herramientas online con las que podemos contar para mantener un control de nuestro tiempo.

¿Cuáles son las herramientas de gestión del tiempo más usadas?

Existen unas cuantas herramientas muy populares por la eficiencia de su funcionamiento tanto para empresas como para particulares:

Evernote

¿Eres de los que necesitas apuntarlo todo? Evernote es tu herramienta, ya que nos permite organizar nuestra información personal mediante archivos de notas. La diferencia que tiene con las aplicaciones convencionales es que con Evernote podrás crear notas de texto en varios formatos.

Incluyendo páginas web, fotografías, notas escritas a mano, notas de tinta, e incluso insertar archivos adjuntos. Otra de sus características es la sincronización en línea y la creación de copias de seguridad para que nunca te falte de nada. 

Remember the Milk

Aplicación que nos permite crear tareas y asignarles prioridades de una forma sencilla. Se enfoca más en el manejo de lista de cosas pendientes a diferencia de Evernote que intenta capturar las ideas o notas que el usuario tenga a lo largo del día. Muy útil para recordar y realizar las tareas de nuestra vida cotidiana que tenemos a lo largo día. 

Google Calendar

¿Tienes muchos asuntos en la cabeza y alguno se te olvida? No te preocupes, con Google Calendar, es tu herramienta para la administración del tiempo, podrás aprovechar tus días de la mejor manera posible. Incluso podrás llevar un control de tu día a día sin perder ni un detalle, ya que sus notificaciones te recordarán cada uno de los eventos u ocasiones que tengas a lo largo del día, pudiendo crear infinidad de calendarios y compartirlos con cualquier persona 

Google Calendar te permite;

  • Diseñar tu propio calendario
  • Consultar un resumen de tus eventos diarios en tu correo electrónico
  • Trabajar sin conexión
  • Crear varios calendarios y compartirlos
  • Agregar herramientas y productos de google

Toggl

Es una de las herramientas de gestión del tiempo más populares. En concreto, te permite registrar las horas dedicadas a cada tarea, proyecto o cliente de tu negocio.

Aunque Toggl ofrece varios planes de pago, la versión gratuita es muy completa e incluye las funcionalidades más importantes, así que no tendrás que realizar ningún desembolso.

Para empezar a usar esta herramienta, lo primero que debes hacer es, obviamente, registrarte. Una vez que estás dentro de tu panel de Toggl, verás las opciones de crear espacios de trabajo, clientes y proyectos.

Dentro de cada proyecto, puedes definir actividades concretas de las que medirás el tiempo.

RescueTime

Es una aplicación que puedes instalar en cualquier sistema operativo, navegador web o teléfono móvil, cuya misión es registrar la información de todas tus actividades, tanto online como offline.

Esta herramienta tiene versión gratuita y de pago. La versión gratuita tiene las funciones más importantes, así que solo necesitarás pasar por caja si quieres probar las funciones más avanzadas.

Además de la configuración más básica (que verás que no tiene apenas misterio), te recomiendo explorar las opciones que te da esta herramienta. Para ello te doy un par de consejos:

  • Categoriza las páginas web que visitas.
  • Configura los días y horas en que el software tiene que recopilar información, más que nada para que no lo haga en días de descanso.

Una vez que has configurado lo que deseas, puedes comenzar a trabajar con normalidad y olvidarte de RescueTime, ya que es una de las herramientas de gestión del tiempo que permanece activa en segundo plano mientras tú trabajas. 

Harvest

Si necesitas una herramienta para saber exactamente el tiempo que te lleva a ti o a cualquiera de tus empleados completar una tarea, esta es tu herramienta. Y si además eres freelance y trabajas con diferentes clientes, deberías plantearte su uso.

Con Harvest, básicamente, podrás gestionar el tiempo que tardas en llevar a cabo una tarea. ¿Por qué? Porque cuando terminas una tarea, Harvest, automáticamente, te genera una factura que podrás entregar a tu cliente con el registro de las horas que has dedicado a una tarea.

Si, por otro lado, quieres conocer un poco más en profundidad cuáles son las tareas más importantes para tus empleados, en cuáles tienen más dificultades, ya sea por la tecnología actual o por otra causa, Harvest puede ser un gran aliado.

Sesame

Aquí tenemos una herramienta española, más concretamente, valenciana, que te va a permitir gestionar tu tiempo de trabajo de una manera muy visual y efectiva.

No es una herramienta de gestión de proyectos como tal, ya que su fuerte radica en gestionar el tiempo de trabajo de cada uno de los empleados, así como la gestión de sus vacaciones.

Como ves, vs a poder, entre otras cosas, fichar en tu puesto de trabajo para que siempre quede constancia del horario que cumples. Esto es muy recomendable cuando trabajamos desde casa, ya que allí no hay forma de controlar el tiempo que pasamos en nuestro puesto.

Por tanto, vas a poder contabilizar el tiempo que le dedicas a cada una de las tareas cualquiera que sea tu localización geográfica en ese momento.

Basecamp

Esta herramienta es todo un referente cuando se trata de aumentar la productividad, además, es perfecta para la gestión de proyectos en grupo o individuales, ya que está cargado con un montón de características útiles para mejorar la gestión y organización de las tareas y medir la productividad, junto con una serie de otras funcionalidades.

Basecamp permite:

    • Compartir información entre los equipos
    • Aclarar e iniciar discusiones
    • Organizar y almacenar archivos
    • Realizar un seguimiento del proceso
    • Afianzar que las cosas van según lo previsto

Tick

Tick está diseñada para ser algo más que un gestor de tiempo, ya que te ayuda a optimizarlo al máximo. Al iniciar sesión en Tick y comenzar a trabajar con las tarjetas de tareas, recibirás feedback sobre el tiempo que te queda para completar cada tarea o proyecto. De esta manera no solo gestionas el tiempo, sino que sabes cuál será el tiempo estimado para finalizar cada tarea.

Las tarjetas de tiempo pueden ser organizadas por proyecto o por cliente, y ofrecen subcategorías para medir el tiempo de las tareas más específicas. Se pueden establecer presupuestos de tiempo y dinero para las tareas individuales dentro de cada proyecto, de esta manera serás capaz de identificar las áreas problemáticas dentro de tu flujo de trabajo desde el principio.

Tick conecta con más de 400 plataformas de terceros y aplicaciones web, incluyendo integraciones altamente funcionales con el software de gestión de proyectos Basecamp y la herramienta de contabilidad QuickBooks. Además, tiene una app para el Apple Watch.

Los planes van desde una cuenta gratuita hasta un plan de proyectos ilimitados. Todos los planes ofrecen a los miembros del equipo acceso ilimitado a Basecamp.

Timely

Timely es un gestor de tiempo y de trabajo. Su sencilla interfaz se asemeja a una aplicación de calendario estándar que te da la posibilidad de programar de forma proactiva tu flujo de trabajo diario.

Desde un punto de vista organizativo, esta aplicación es lo suficientemente potente para realizar proyectos en equipo. A medida que se asignan proyectos o tareas específicas a los miembros del equipo, puedes comprobar sus cargas de trabajo individuales y reorganizarlas según sea necesario. También se puede comparar rápidamente el tiempo registrado con el tiempo previsto para asegurarte de que tu proyecto va por el buen camino.

Timely se integra con otras aplicaciones populares, como el calendario de Apple y Google, lo que te permite sincronizar tu calendario con la tabla de tiempos.

TrackingTime

Es una sencilla herramienta de gestión del tiempo totalmente gratuita. Esta herramienta te ofrece la posibilidad de crear un número ilimitado de proyectos, cuentas de usuario y clientes sin necesidad de aumentar tus gastos fijos. Funciona muy bien en todos los dispositivos y sistemas operativos, y al igual que Toggl, incluye una aplicación para Chrome. Con TrackingTime también puedes gestionar proyectos pequeños o tareas pendientes.

Hours

Construido exclusivamente para dispositivos Apple, Hours es otra aplicación de gestión del tiempo que deberías tener en cuenta. Su interfaz de usuario es muy simple y se centra casi exclusivamente en la funcionalidad del seguimiento del tiempo.

Puedes administrar fácilmente varios proyectos o tareas codificándolas por color, y descargar informes sencillos en formato CSV o PDF para enviárselos a tus clientes.

Debido a su enfoque simple y práctico, Hours carece de algunas características e integraciones que tienen otras aplicaciones de gestión de tiempo, pero esto lo compensa con su bajo precio: es totalmente gratis, por lo que resulta ideal para aquellos freelancers que desean mantener los costes de operación al mínimo.

Focus Booster

Hacer un seguimiento de su tiempo nunca ha sido más sencillo, la siguiente aplicación se basa en una técnica orientada a la administración del tiempo, llamada “Pomodoro” desarrollada por Francesco Cirillo a finales de 1980. Con esta herramienta podemos disponer de contadores configurables que se alternan y que nos ayudarán a controlar los intervalos de tiempo que se usan en dicha técnica.

Además, posee una interfaz minimalista y simple que hará que nos sintamos cómodos en todo momento sin perder ni un solo segundo de nuestro día. 

Trello

Es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla y, me atrevería a decir, incluso divertida. La realidad es que sirve para casi todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, tareas del hogar, viajes o cualquier otra cosa.

MyMemorizer

Si necesitas una ayuda para recordar ciertos eventos, proyectos o tareas y no quieres una interfaz muy complicada tu herramienta es MyMemorizer, es transparente, intuitiva y muy clara.

Su función básicamente es notificarte por medio de alarmas, mensajes o correos electrónicos cada uno de los eventos o tareas que tengas que desempeñar durante el día o días que lo tengas programado. 

¿Qué beneficios nos reporta usar estas herramientas?

  • Disminuye la procrastinación: al ser “controlado” en cierta manera por una herramienta, te sientes un poco obligado a realizar esas tareas que, de otra forma, puede que dejaras a medias porque te distrajeras.
  • No más planificación: te olvidas de planificar y de perder tiempo organizando tus tareas porque estas herramientas lo hacen por ti.
  • Seguimiento: asimismo, estas herramientas llevan un seguimiento de tu trabajo y puedes ver el progreso que vas consiguiendo a medida que avanzas.
  • Medición de la eficiencia: otra ventaja es la ayuda que te proporcionan al medir lo eficiente que vas siendo con tu tiempo. Si consigues seguir los horarios bien, verás aumentada tu productividad y conseguirás todos tus objetivos.
  • Posibilidad de transferir datos: muchas de estas herramientas también añaden la ventaja de poder transferir datos en la misma, por lo que facilita mucho el trabajo si hablamos de una empresa.

En definitiva, gestionar bien nuestro tiempo nos hará ser más productivos y llegar antes y mejor a nuestros objetivos. Como decía Peter Drucker “Quien es capaz de gestionar el tiempo es capaz de gestionar cualquier cosa”. ¡No lo podría haber dejado más claro!

Fuentes:

http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/actuar-con-tiempo-en-lugar-de-a-tiempo-diez-consejos-para-la-gestion-del-tiempo

http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/las-diez-herramientas-practicas-para-la-gestion-del-tiempo

https://www.webempresa20.com/blog/administracion-del-tiempo.html

https://www.lancetalent.com/blog/6-herramientas-para-gestion-del-tiempo-de-trabajo/

http://www.euroforum.es/blog/herramientas-de-gestion-del-tiempo-tus-nuevas-aliadas-en-el-trabajo/

https://www.genbeta.com/herramientas/cuatro-herramientas-de-gestion-del-tiempo-que-te-ayudaran-a-organizarte-mejor-pero-de-veras

https://hormigasenlanube.com/herramientas-de-gestion-del-tiempo/

 

 

 


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